Pemahaman ISO 9001 – Sistem Manajemen Mutu

(In-House Class Schedule On Request)

Pendahuluan

ISO 9001 adalah sebuah standar internasional dari ISO (International Organization of Standardization) yang berisi panduan mengenai sistem manajemen mutu. Sistem Manajemen Mutu yang paling populer di dunia adalah ISO 9001, karena mayoritas perusahaan besar di dunia menggunakannya.  Nah apakah yang dimaksud dengan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001?

Berikut ini adalah artikel yang kita butuhkan untuk membantu mempermudah memahaminya.

Pengertian

ISO 9001:2015 adalah sebuah standar internasional yang berisi panduan mengenai sistem manajemen mutu. Standar ini diterbitkan oleh badan standardisasi dunia yang dinamakan ISO (International Organization of Standardization), organisasi ini berpusat di kota Geneva, Switzerland. Penyusunan standar ini dilakukan oleh para pakar internasional yang tergabung didalam sebuah komite teknis yaitu ISO Technical Committee (ISO TC). Anggota komisi ini terdiri dari perwakilan organisasi internasional dan pemerintahan, dari berbagai negara-negara di dunia yang terkait dengan ISO.

Pentingnya Standar Sistem Manajemen Mutu untuk Bisnis

Apa sajakah pentingnya Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 untuk diterapkan oleh perusahaan? Dari segi bisnis, banyak perusahaan besar yang sudah memberikan syarat bagi pemasok atau suplier nya untuk memenuhi sertifikasi ISO 9001. Kemudian banyak negara di dunia juga sudah mensyaratkan produk atau jasa dari perusahaan yang masuk ke negaranya sudah memenuhi sertifikasi ISO 9001. Jadi sangat penting penerapan sertifikasi ISO 9001 di dunia bisnis, yakni supaya produk atau jasa bisa dijual ke perusahaan besar di seluruh dunia.

Pengguna Standar

Standar ISO 9001 ini bisa digunakan oleh berbagai organisasi atau perusahaan yang membutuhkan panduan untuk mencapai target kepuasan pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasionalnya. Panduan ini akan memandu perusahaan dalam penyediaan infrastruktur, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkannya. Selain itu juga membantu suatu organisasi untuk memonitor dan meningkatkan kinerja demi mendorong efisiensi, layanan pelanggan dan keunggulan produk.

Siapa sajakah perusahaan yang menerapkan Standar tersebut?

Berdasarkan isi dari ISO 9001 versi terbaru yang terbit pada tahun 2015, ternyata lebih berfokus pada proses dan kepuasan pelanggan daripada prosedur, maka standar ini pun juga bisa diterapkan di perusahaan penyedia jasa. Jadi penerapannya tidak hanya untuk perusahaan yang menghasilkan produk saja seperti manufaktur, namun perusahaan jasa juga bisa menggunakannya. Penerapan Standar ini sesuai untuk hampir semua sektor bisnis perusahaan, baik sektor otomotif, kedirgantaraan, pertahanan maupun sektor medis. Semua perusahaan yang membutuhkan Standar Sistem Manajemen Mutu tingkat internasional yang baik, kami sarankan menggunakan ISO 9001.

Mengenal QMS

Standar ISO 9001 ini dikenal di dunia internasional atau level global dengan istilah QMS atau Quality Management System. Pada umumnya, perusahaan global memiliki bagian atau divisi khusus yang menangani sistem manajemen mutu yang diberi nama QMS atau QS. Dikarenakan tujuannya adalah pencapaian kualitas, maka biasanya bagian ini dimasukkan ke departemen atau divisi kualitas yang disebut Quality Assurance (QA) atau Penjaminan Mutu.

Sertifikasi ISO 9001

Sebuah perusahaan atau organisasi dapat dianggap sudah menerapkan Standar ISO 9001 secara resmi jika sudah melakukan akreditasi dan menerima sertifikat resmi dari Lembaga Independen yang berwenang. Jadi, produk atau jasa yang dihasilkan dari perusahaan tersebut dianggap telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal sistem manajemen mutu. Sehingga, perusahaan tersebut dapat menjual produknya ke negara manapun di dunia yang mengakui atau memberi syarat adanya standar ISO 9001 tersebut.

Lembaga Sertifikasi

Siapa saja organisasi atau lembaga yang berwenang menerbitkan sertifikasi untuk ISO 9001? Pada prinsipnya, sertifikasi ISO 9001 diterbitkan oleh lembaga internasional yaitu ISO (International Organization of Standarization). Organisasi standar internasional yang memimpin seluruh badan standar nasional anggota ISO dari seluruh dunia ini bermarkas di kota Genewa, Swiss. Namun di setiap negara yang tergabung dengan ISO, masing-masing diberikan kewenangan oleh badan ISO untuk mengurusi masalah sertifikasi dan akreditasi ISO 9001 secara mandiri. Jadi sertifikat tersebut bisa dikeluarkan oleh setiap negara melalui badan nasional untuk sertifikasi dan akreditasi. Sebagai contoh di negara Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan Badan Standardisasi Nasional (BSN).

Badan Akreditasi Nasional

Perwakilan badan akreditasi di setiap negara yang ditunjuk dan diberi wewenang merupakan Badan Akreditasi Nasional. Sebagai contoh, Badan akreditasi resmi yang menjadi perwakilan resmi di Indonesia adalah KAN. Sedangkan Badan Akreditasi Nasional untuk negara Inggris adalah United Kingdom Accreditation Service (UKAS). Jadi KAN adalah Badan Akreditasi Nasional (BAN) untuk melakukan dan menerbitkan akreditasi atau sertifikasi ISO 9001.

Badan Sertifikasi ISO

Dapatkah perusahaan menjadi Badan Sertifikasi ISO?

Ternyata suatu perusahaan juga bisa menjadi Badan Sertifikasi ISO. Kedudukannya berada dibawah Badan Akreditasi Nasional, dan kepadanya diberikan wewenang untuk menerbitkan sertifikat ISO 9001. Caranya adalah, perusahaan tersebut bisa membeli lisensi dari Badan Akreditasi Nasional untuk bisa menerbitkan sertifikat standar ini.

Hal ini sesuai dengan ketentuan dari lembaga internasional ISO. Setelah melalui proses pembelian lisensi secara resmi, maka perusahaan tersebut akan menjadi Badan Sertifikasi ISO. Contoh perusahaan tersebut yang ada di negara indonesia adalah PT Sucofindo. PT Sucofindo sudah membeli lisensi dari KAN, sehingga kemudian sucofinco menjadi berhak untuk menerbitkan sertifikat ISO 9001. Nama Badan Sertifikasi ISO mereka adalah “Sucofindo International Certification Services”.

Perusahaan yang menggunakan badan sertifikasi dari sucofindo , pada logo sertifikatnya akan terdapat dua logo yaitu : sucofindo dan KAN. Hal ini dikarenakan sertifikat yang dikeluarkan oleh Sucofindo ada dibawah pengawasan dari KAN.

Demikian pula jika ada perusahaan yang membeli lisensi dari Badan Akreditasi Nasional yang lain, contohnya badan sertifikasi yang membeli lisensi dari UKAS (badan sertifikasi dari Perancis) adalah SGS, maka sertifikasi dari SGS ada dua logo yaitu UKAS dan SGS.

ISO 9001 versi tahun 2015

Revisi terakhir dari Standar Sistem Manajemen Mutu ini adalah yang diterbitkan pada tahun 2015, sebelumnya versi yang digunakan adalah keluaran tahun 2008. Mengapa perlu adanya revisi menjadi versi ISO 9001:2015? karena standar ISO ini ditinjau atau dilakukan review setiap 5 tahun sekali untuk memastikan isinya sesuai dan dilakukan secara berkelanjutan.

Perubahannya sesuai dengan masukan atau feedback dari pengguna, misalnya : mengurangi penekanan pada dokumentasi, meningkatkan penekanan pada pencapaian nilai untuk organisasi dan pelanggannya, Manajemen Resiko untuk mencapai tujuan. Kemudian setelah perubahan disepakati, perlu dilakukan penyesuaian pada lampiran mengenai Structure Level (Annex SL).

Nah apa sajakah perbedaan versi terbaru ini dengan versi sebelumnya? berikut perbandingan dari keduanya :

• Penambahan Klausul
• Pengurangan prinsip pada standar versi tahun 2015, dari 8 menjadi 7 prinsip Quality Manual.
• Istilah baru yaitu “informasi terdokumentasi (documented information)” untuk menggantikan “dokumen (documents)” dan “rekaman mutu (records)”.
• Tidak Ada Prosedur Wajib, hal ini dapat menghilangkan kesan bahwa penerapan standar ini hanya bertumpu pada pembuatan SOP atau prosedur saja. Versi baru ini berorientasi kepada proses, sekalipun keberadaan sistem dokumentasi tetap diperlukan.
• Manual Mutu atau Quality Manual menjadi “Tidak Wajib”.
• Management Representative (MR) tidak harus ada.
• Tidak ada pengecualian klausul (exclution).
• Membedakan Istilah Produk dan Jasa melalui perubahan beberapa istilah seperti : “Preventive Action” menjadi “Risk Management”, “Purchased Product” menjadi  “Externally provided products and services”.
• Top Manajemen perlu mempromosikan pendekatan proses dan risk based thinking, menunjukkan jiwa kepemimpinan, dan memastikan Sistem Manajemen Mutu terintegrasi ke dalam proses bisnis.
• Persyaratan Top Manajemen untuk menyusun arahan strategis berdasarkan pada isu-isu internal dan external.
• Persyaratan untuk mempertahankan pengetahuan organisasi.
• Perlu memastikan kompetensi dan kepedulian orang yang melakukan pekerjaan dibawah kendali organisasi.
• Perlu mempertimbangkan semua persyaratan pihak yang berkepentingan.
• Manajemen Supplier sekarang mencakup segi : produk, proses dan layanan supplier.

Tabel Perubahan Klausul

Untuk memperjelas perbedaan klausa terbaru pada standar versi tahun 2015 dibandingkan dengan versi sebelumnya, dapat dilihat pada Tabel berikut :

Tabel Perubahan Klausa ISO 9001 versi 2015 vs 2008

 Persyaratan Umum

Detil Klausa sesuai dengan Persyaratan Umum atau General Requirements yang ada didalam ISO 9001:2015 :

1. Scope
2. Normative References
3. Terms and Definitions
4. Context of the organization
   1. 1 Understanding the organization and its context
   2. 2 Understanding the needs and expectations of interested parties
   3. 3 Determining the scope of the QMS
   4. 4 QMS and its processes
5. Leadership
   1. 1 Leadership and commitment
   2. 2 Policy
   3. 3 Organizational roles, responsibilities and authorities
6. Planning
   1. 1 Actions to address risks and opportunities
   2. 2 Quality objectives and planning to achieve them
   3. 3 Planning of changes
7. Support
   1. 1 Resources
   2. 2 Competence
   3. 3 Awareness
   4. 4 Communication
   5. 5 Documented Information
8. Operation
   1. 1 Operational planning and control
   2. 2 Requirements for products and services
   3. 3 Design and development of products and services
   4. 4 Control of externally provided processes, products and services
   5. 5 Production and service provision
   6. 6 Release of products and services
   7. 7 Control of nonconforming outputs
9. Performance evaluation
   1. 1  Monitoring, measurement, analysis and evaluation
   2. 2 Internal Audit
   3. 3 Management review
10. Improvement
    1. 1 General
    2. 2 Nonconformity and corrective action
    3. 3 Continual improvement

 Prinsip Manajemen Mutu

Terdapat 8 prinsip Manajemen ISO 9001 yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja dan panduan suatu organisasi untuk mencapai perbaikan kinerja yaitu :

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)
2. Kepemimpinan (Leadership)
3. Keterlibatan Karyawan (Employee Engagement)
4. Pendekatan Proses (Process Approach)
5. Perbaikan Berkelanjutan (Continual Improvement)
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence-Based Decision Making)
7. Manajemen Hubungan (Relationship Management)
8. Pemikiran berbasis resiko (Risk Based Thinking)

Pemahaman ISO 26000 – Social Resonsibility

(In-House Class Schedule On Request)

 Pendahuluan

Standar ISO 26000 adalah panduan dan standarisasi internasional mengenai tanggung jawab sosial atau Guidance Standard on Social Responsibility.

Standar Internasional ini berupa panduan bagi perusahaan dalam merencanakan, melaksanakan, monitoring dan evaluasi program Social Responsibility (SR) maupun Corporate Social Responsibility (CSR).

CSR adalah tanggung jawab moral suatu perusahaan terhadap para pemangku kepentingan atau stakeholder, terutama komunitas atau masyarakat disekitar wilayah kerja dan operasinya.

Berangkat dari penerapan CSR yang ada di perusahaan saat ini dan juga penerapan CSR diberbagai perusahaan, ISO 26000 merupakan panduan yang komprehensif dan efektif dalam melaksanakan CSR perusahaan secara berkelanjutan dalam jangka panjang.

Pengguna standar ini adalah sektor pemerintah, swasta maupun lembaga pelayanan masyarakat diseluruh negara dengan mempertimbangkan aspek sosial, lingkungan, legal, budaya, politik, dan keragaman organisasi termasuk aspek ekonomis.

Berbeda dengan standard ISO lainnya, ISO 26000 lebih bersifat panduan daripada kumpulan persyaratan.

 Sejarah ISO 26000

Standar ISO 26000 disusun oleh induk organisasi standarisasi internasional yaitu ISO (International Organization for Standardization) dengan membentuk tim (working group) yang beranggotakan berbagai pihak terkait.

Standar ini diluncurkan pada tahun 2010 setelah melalui berbagai perundingan dan negosiasi selama lima tahun yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan di seluruh dunia, termasuk perwakilan pemerintah, lembaga swadaya masyarakat, industri, asosiasi konsumen dan asosiasi pekerja yang terlibat dalam isu pembangunan berkelanjutan sehingga standard ini bisa disebut sebagai sebuah konsensus internasional.

Bermula dari permintaan badan ISO kepada ISO on Consumer Policy atau COPOLCO merundingkan penyusunan standar Corporate Social Responsibility pada tahun 2001. Tahun 2002, badan ISO mengadopsi laporan COPOLCO mengenai pembentukan “Strategic Advisory Group on Social Responsibility”. Juni 2004 diadakan pre-conference dan conference bagi negara-negara berkembang. Oktober 2004, New York Item Proposal atau NYIP diedarkan kepada seluruh negara anggota. Januari 2005 dilakukan voting, hasilnya adalah : 29 negara menyatakan setuju, sedangkan 4 negara tidak setuju. Terjadi perubahan didalam penyusunan dari CSR atau Corporate Social Responsibility menjadi SR atau Social Responsibility saja.

Perubahan tersebut dikarenakan pedoman ISO 26000 ini tidak hanya diperuntukan bagi korporasi, namun untuk semua bentuk organisasi. Edisi terbaru standar ini adalah per tahun 2010 yaitu ISO 26000:2010 Guidance on social responsibility.

Apakah penerapan Standar ISO 26000 bersifat wajib?

ISO 26000 adalah standar pedoman yang bersifat sukarela mengenai tanggung tanggung jawab sosial suatu institusi yang mencakup semua sektor badan publik ataupun badan privat baik di negara berkembang maupun negara maju.

Bahwa ISO 26000 ini hanya memuat panduan (guidelines) saja dan bukan pemenuhan terhadap persyaratan, karena standar ini tidak dirancang sebagai standar sistem manajemen dan tidak digunakan sebagai standar sertifikasi sebagaimana standar ISO lainnya.

Undang undang tentang CSR di Indonesia

Pemerintah indonesia mengeluarkan peraturan pemerintah mengenai CSR melalui UU Perseroan Terbatas (UUPT) pasal 74. UU ini mewajibkan bagi perusahaan, kelembagaan maupun institusi untuk melaksanakan program CSR. Dengan menggunakan pedoman ISO 26000 ini, maka penerapan CSR oleh perusahaan akan memperoleh dampak yang lebih berarti.

Bukan untuk Sertifikasi

Standar ISO 26000 adalah bukan merupakan standard sistem manajemen,  tidak memiliki persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sehingga tidak dapat digunakan untuk sertifikasi.

Upaya untuk melakukan sertifikasi, klaim untuk memberikan sertifikasi terhadap ISO 26000 merupakan pelanggaran tujuan dan isi ISO 26000.

Penerapan standar ISO 26000

Dengan penerapan ISO 26000 ini, organisasi akan memberikan tambahan nilai terhadap aktivitas tanggung jawab sosial yang berkembang saat ini dengan cara:

• mengembangkan suatu konsensus terhadap pengertian tanggung jawab sosial dan isunya
• menyediakan pedoman tentang penterjemahan prinsip-prinsip menjadi kegiatan-kegiatan yang efektif
• memilah praktek-praktek terbaik yang sudah berkembang dan disebarluaskan untuk kebaikan komunitas atau masyarakat internasional

Prinsip Dasar Social Responsibility

Prinsip-prinsip dasar tanggung jawab sosial yang menjadi dasar bagi pelaksanaan atau menjadi informasi dalam keputusan dan kegiatan tanggung jawab sosial menurut ISO 26000 adalah :

• Kepatuhan kepada hukum
• Menghormati instrumen/badan-badan internasional
• Menghormati stakeholders dan kepentingannya
• Akuntabilitas
• Transparansi
• Perilaku yang beretika
• Melakukan tindakan pencegahan
• Menghormati dasar-dasar hak asasi manusia

Subyek Inti ISO 26000

Didalam panduan ISO 26000, penerapan CSR lebih luas dari pemahaman dan penerapan CSR yang umum diterapkan oleh banyak perusahaan sekarang. Hal ini dijelaskan lebih detil dalam 7 Subyek Inti ISO 26000, yaitu :

• Tata kelola perusahaan (organizational governance)
• Hak asasi manusia (human rights)
• Praktek ketenagakerjaan (labour practices)
• Lingkungan hidup (the environment)
• Praktek operasi yang fair (fair operating practices)
• Isu-isu konsumen (consumer issues)
• Keterlibatan dan pengembangan masyarakat (community involvement dan development)

Penerapan 7 Subyek Inti ISO 26000 dalam program CSR perusahaan dapat dilakukan secara bertahap, sesuai dengan prioritas, kemampuan dan sumber daya yang dimiliki.

Penerapan sosial responsibility hendaknya terintegrasi di seluruh aktivitas organisasi yang mencakup 7 isu pokok tersebut, tidak boleh jika hanya satu atau beberapa isu pokok yang dipenuhi.

Sebagai contoh misalkan perusahaan sudah melakukan kegiatan peduli dengan isu lingkungan namun tidak memenuhi hak asasi karyawannya, ini berarti bahwa perusahaan belum melaksanakan sosial responsibility seutuhnya.

ISO 26000 membantu menerjemahkan tanggung jawab sosial dari suatu organisasi sebagai efek dari berbagai keputusan dan aktivitas yang dilakukannya terhadap masyarakat dan lingkungan melalui perilaku yang transparan dan etis sebagaimana berikut :

• Konsisten dengan pembangunan berkelanjutan dan kesejahteraan masyarakat;
• Memperhatikan kepentingan dari para stakeholder
• Sesuai hukum yang berlaku dan konsisten dengan norma-norma internasional;
• Terintegrasi di seluruh aktivitas organisasi, dalam pengertian ini meliputi baik kegiatan, produk maupun jasa.

Manfaat penerapan ISO 26000

Manfaat penerapan panduan ISO 26000 in bagi perusahaan antara lain:

• Peningkatan hubungan perusahaan dengan masyarakat, pemerintah, investor, supplier, konsumen dan stakeholders lainnya
• Peningkatan daya saing dan reputasi
• Peningkatan moral, komitmen dan produktivitas karyawan

Pelatihan CSR berdasarkan ISO 26000

Berikut ini adalah contoh silabus training CSR secara umum :

Tujuan atau objective pelatihan bagi peserta :

• Memahami secara komprehensif panduan ISO 26000:2010 Guidance on Social responsibility
• Mampu mengidentifikasi & mengelola stakeholders dan melakukan integrasi prinsip dan subyek inti ISO 26000 kedalam penerapan program CSR perusahaan.
• Mampu menyusun Program CSR perusahaan langkah demi langkah berdasarkan standar ISO 26000.
• Memahami prinsip dasar tanggung jawab sosial
• Memahami arti penting tanggung jawab sosial dan pelibatan stakeholders, core subjects dan isu-isu yang terkait dengan tanggung jawab sosial.
• Memahami berbagai isu potensial yang akan dihadapi oleh organisasi dan keterkaitannya dengan berbagai konevensi, spesifikasi industry atau teknikal, kode perilaku dan inisiatif lainnya.
• Memahami tujuan dasar ISO 26000:2010 dan keterkaitan tujuan, isi dan relevansinya dengan berbagai framework atau standard industry maupun berbagai praktek industrial lainnya.
• Memahami metoda untuk mengintegrasikan perilaku tanggung jawab social di dalam organisasi
• Memahami hasil dan perbaikan kinerja organisasi di bidang tanggung jawab sosial
• Mampu mengelola dan membangun Sistem CSR perusahaan sesuai ISO 26000
• Memahami konsep Sustanable Development
• Memahami regulasi dan persyaratan terkait dengan lingkungan
• Pemilihan program CSR yang tepat bagi perusahaan

Materi Pelatihan :

• Latar Belakang dan Manfaat CSR
• Implementasi CSR yang Berkelanjutan
• Studi Kasus CSR Perusahaan di Indonesia
• CSR dalam PROPER Beyond Compliance
• Pemahaman ISO 26000:2010 Guidance on Social Responsibility
• Identifikasi Stakeholder dan Ekspektasinya
• 7 Subyek Inti dan Mengelola Stakeholders
• Integrasi ISO 26000 kedalam CSR Perusahaan
• Pemahaman dan Persyaratan ISO 26000:2010
• Prinsip-prinsip dasar ISO 26000-Corporate Social Responcibility (CSR)
• Bagaimana memulai membangun CSR-ISO 26000:2010
• CSR Knowledge: Definisi CSR, Regulasi CSR, Implementasi CSR, Pelaporan CSR
• Latar Belakang Pengembangan ISO 26000:2010
• Manfaat utama ISO 26000:2010 bagi organisasi
• Overview and Scope ISO 26000:2010, content of ISO 26000:2010
• Isu-isu CSR Asia (Perubahan iklim, Tata Kelola Perusahaan, Pekerja dan Sumberdaya Manusia, Isu-Isu Lingkungan, Kemitraan Dengan Pemangku Kepentingan, Akuntabilitas,Tranparensi, Perilaku etis, Penghormatan pada kepentingan stakeholder, Kepatuhan terhadap hukum, Penghormatan terhadap norma perilaku internasional, Penghormatan terhadap HAM
• Pelaporan Kinerja Corporate Social Responsibility (CSR)
• Develop Action Plan: Mempromosikan dan Mendorong Implementasi ISO 26000:2010.

Pemahaman ISO 31000 – Manajemen Risiko

(In-House Class Schedule On Request)

Pendahuluan

ISO 31000 adalah standar internasional yang berisi mengenai pedoman penerapan manajemen risiko. Pedoman didalam standar ini terdiri dari prinsip, kerangka kerja, dan proses manajemen risiko. Ketiga bagian tersebut digunakan sebagai arsitektur manajemen risiko untuk menjamin penerapan manajemen risiko yang efektif. Standar ini diterbitkan oleh organisasi standardisasi internasional yaitu ISO (International Organization for Standardization). Walaupun ISO 31000 ini menyediakan panduan yang generik, namun standar ini tidak ditujukan untuk menyeragamkan manajemen risiko lintas organisasi. Tujuannya adalah sebagai standar pendukung penerapan manajemen risiko dalam usaha untuk menjamin pencapaian sasaran bagi organisasi.

Pengertian Risiko

Untuk memahami manajemen risiko, sebaiknya kita memahami apa itu risiko. Kenyatannya, segala hal yang dilakukan manusia di dunia ini pasti memiliki risiko atau akibat. Begitu pula di dunia perusahaan atau bisnis, pelaku akan menghadapi berbagai macam risiko usaha. Risiko terbesar di dalam dunia bisnis adalah kerugian serius atau kebangkrutan. Jadi, salah satu solusi untuk menghadapi resiko dalam bisnis tersebut adalah dengan menerapkan Standar Manajemen Risiko.

Standar ISO 31000 Manajemen Risiko

Standar ini adalah suatu pedoman, standar, instruksi dan tuntunan bagi organisasi yang ingin membangun sebuah pondasi dan kerangka kerja bagi program manajemen risiko. Pondasi tersebut adalah aturan, tujuan dan komitmen untuk pembentukan suatu program manajemen risiko yang komprehensif. Kerangka kerja yang dimaksud adalah meliputi perencanaan, akuntabilitas dari para karyawan, proses dan aktivitas yang digunakan untuk mengelola risiko dalam kinerja perusahaan. Tujuan dari standardisasi ini adalah untuk membantu suatu organisasi dalam rangka menyediakan prinsip-prinsip dan acuan dari program manajemen risiko.

 Sejarah Penyusunanan

Standar ini merupakan pengembangan dari standar AS/NZS 4360:2004 yang dikeluarkan oleh Standards Australia. Pada 13 November 2009, diterbitkan Standar ISO 31000:2009 Risk Management – Principles and Guidelines. Standar ini merupakan hasil kesepakatan anggota ISO yang diterbitkan oleh ISO Technical Management Board Working Group untuk manajemen risiko. Standar ini ditujukan untuk dapat diterapkan di seluruh jenis organisasi dan semua tipe risiko.

Konten ISO 31000 relatif sama dengan dokumen pendahulunya yang juga menjadi model pengembangannya yaitu AS/NZS 4360:2004. Sedangkan ISO/IEC 31010:2009 adalah dokumen penunjang untuk mendukung standar ISO 31000 yang baru. Dokumen pendahulu dari ISO/IEC 31010:2009 adalah “Risk Management Gudelines Companion” dari AS/NZS 4360:2004. Fungsinya adalah untuk menyediakan panduan desain dan implementasi dari penilaian risiko dan teknik manajemen.

Pada Februari 2018, ISO menerbitkan revisi Standar ISO 31000:2018 Risk management – Guidelines untuk menggantikan ISO 31000:2009 Risk management – Principles and guidelines.

 Struktur Standar ISO 31000

Standar ISO 31000 adalah panduan penerapan risiko yang terdiri dari tiga elemen yaitu prinsip (principle), kerangka kerja (framework), dan proses (process). Berikut pengertian masing-masing elemen:

• Prinsip (principle)

Prinsip manajemen risiko adalah dasar praktik atau filosofi manajemen risiko.

• Kerangka kerja(framework)

Kerangka kerja adalah pengaturan sistem manajemen risiko secara terstruktur dan sistematis di seluruh organisasi. Sebagai panduan bagi organisasi untuk memahami keseluruhan struktur dan cara kerja dari manajemen risiko di suatu organisasi.

• Proses(process)

Proses adalah aktivitas pengelolaan risiko yang berurutan dan saling terkait.

Merupakan penjelasan mengenai metode aktual dalam mengidentifikasi, menganalisa, dan mengelola risiko. Berikut penjelasan detil dari 3 elemen tersebut :

Prinsip Manajemen Risiko Standar ISO 31000

Ada sebelas prinsip dari ISO 31000: 2009 Risk Management – Principles and Guidelines yang perlu dipahami dan diterapkan pada kerangka kerja dan proses manajemen risiko untuk memastikan efektivitasnya.

Berkut penjabaran dari sebelas prinsip tersebut :

1. Memberikan nilai tambah dan melindungi nilai organisasi

Kegiatan manajemen risiko harus dapat meningkatkan kapabilitas organisasi dalam mengendalikan risiko agar organisasi dapat memanfaatkan berbagai peluang yang ada sekarang maupun potensi yang dapat muncul di masa depan sehingga mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi. Kemudian, manajemen risiko juga harus mampu mengantisipasi berbagai risiko dampak buruk yang dapat menghambat pencapaian sasaran organisasi atau dengan kata lain mampu untuk melindungi nilai organisasi.

2. Bagian terpadu dari seluruh proses organisasi

Manajemen risiko harus dilibatkan di seluruh proses organisasi, karena setiap proses didalam organisasi berpeluang untuk menghadapi risiko yang dapat menyebabkan sasaran proses tersebut tidak tercapai. Prinsip ini juga secara implisit menyatakan bahwa manajemen risiko tidak hanya menjadi tanggung jawab top management dari organisasi, akan tetapi seluruh bagian dari organisasi.

3. Bagian dari pengambilan keputusan

Didalam setiap pengambilan keputusan, sebuah organisasi harus mempertimbangkan unsur risiko yang berpotensi akan muncul. Pertimbangan tersebut didasarkan pada ketersediaan sumber daya organisasi serta kapabilitas dan toleransi organisasi dalam menyerap risiko.

4. Secara khusus menangani ketidakpastian

Dalam mencapai sasarannya, setiap organisasi akan berhadapan dengan ketidakpastian. Manajemen risiko dapat membantu mengurangi aspek ketidakpastian dengan menentukan ukuran atau parameter terhadap konsekuensi dari risiko. Parameter ini akan memperlihatkan ukuran risiko tersebut, sehingga nantinya akan lebih mudah menentukan metode penanganan risiko. Penanganan risiko diharapkan dapat membantu organisasi mereduksi eksposur risiko dan ketidakpastian yang dihadapi organisasi.

5. Sistematis, terstruktur, dan tepat waktu

Manajemen risiko harus dijalankan secara konsisten dan terintegrasi di seluruh bagian dari organisasi. Pembentukan risk governance yang berkaitan dengan manajemen risiko dapat memperjelas kewenangan, peran, dan tanggung jawab dari setiap unit organisasi. Hal ini akan mendukung efektivitas manajemen risiko.

6. Berdasarkan informasi terbaik yang tersedia

Penerapan manajemen risiko harus didukung dengan informasi terbaik yang dapat diperoleh organisasi. Informasi terbaik terdiri dari tiga aspek, yaitu relevan, terpercaya, dan tepat waktu. Untuk mendukung perolehan informasi terbaik, organisasi dapat melakukan proses dokumentasi dan membentuk database informasi (misalnya membuat risk register). Tanpa adanya informasi terbaik, penerapan manajemen risiko dapat menjadi tidak tepat sasaran.

7. Disesuaikan dengan kebutuhan organisasi

Resiko yang dihadapi oleh setiap individu, unit kerja, dan organisasi adalah berbeda beda dan memiliki karakteristik tersendiri. Standar ISO 31000: 2009 sudah menyediakan standar generik untuk diadaptasi sesuai dengan kebutuhan pemangku risiko dalam mencapai tujuannya masing-masing. Jadi, setiap pemangku risiko harus menyesuaikan dengan keadaan dan risiko yang dihadapinya masing-masing. Oleh karenanya, pemangku resiko tidak dapat hanya mengikuti sistem manajemen risiko yang dibentuk oleh unit atau organisasi lain.

8. Mempertimbangkan faktor budaya dan manusia

Penerapan manajemen risiko harus mempertimbangkan kultur, persepsi, dan kapabilitas manusia, termasuk adanya perselisihan kepentingan antara organisasi dengan individu di dalamnya. Hal ini penting untuk diperhatikan karena penerapan manajemen risiko dilakukan oleh sumber daya manusia dari organisasi.

9. Transparan dan inklusif

Penerapan dan informasi mengenai manajemen risiko harus melibatkan seluruh bagian organisasi, keberadaan suatu risiko tidak boleh disembunyikan atau dilebih-lebihkan.

10. Dinamis, berulang, dan responsif terhadap perubahan

Prinsip ini menyatakan bahwa manajemen risiko harus diimplementasikan secara konsisten dan berulang, serta harus dapat memfasilitasi perubahan pada sisi internal dan eksternal organisasi. Proses monitoring dan review menjadi aktivitas kunci dalam mendeteksi perubahan dan memfasilitasi penyesuaian pada manajemen risiko.

11. Memfasilitasi perbaikan berkesinambungan dan peningkatan organisasi

Keberadaan manajemen risiko harus diperbaiki dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan konteks internal dan eksternal organisasi. Perbaikan berkelanjutan ini diharapkan dapat membawa perbaikan yang signifikan pada organisasi.

 Kerangka Kerja

Kerangka kerja manajemen risiko ISO 31000: 2009 Risk Management – Principles and Guidelines dimulai dengan pemberian mandat dan komitmen. Pemberian mandat dan komitmen merupakan hal yang sangat penting karena menentukan akuntabilitas, kewenangan, dan kapabilitas dari pelaku manajemen risiko.

Hal-hal penting yang harus dilakukan pada saat pemberian mandat dan komitmen adalah:

• Membuat dan menyetujui kebijakan manajemen risiko.
• Menyesuaikan indikator kinerja manajemen risiko dengan indikator kinerja perusahaan.
• Menyesuaikan kultur organisasi dengan nilai-nilai manajemen risiko.
• Menyesuaikan sasaran manajemen risiko dengan sasaran strategis perusahaan.
• Memberikan kejelasan peran dan tanggung jawab.
• Menyesuaikan kerangka kerja manajemen risiko dengan kebutuhan organisasi.

Setelah pemberian mandat dan komitmen, kerangka kerja ISO 31000: 2009 dilanjutkan dengan kerangka implementasi “Plan, Do, Check, Act”, yaitu dengan melakukan :

• perencanaan kerangka kerja manajemen risiko
• penerapan manajemen risiko
• monitoring dan review terhadap kerangka kerja manajemen risiko
• perbaikan kerangka kerja manajemen risiko secara berkelanjutan

Perencanaan kerangka kerja manajemen risiko mencakup :

• pemahaman mengenai organisasi dan konteksnya
• menetapkan kebijakan manajemen risiko
• menetapkan akuntabilitas manajemen risiko
• mengintegrasikan manajemen risiko ke dalam proses bisnis organisasi
• alokasi sumber daya manajemen risiko
• menetapkan mekanisme komunikasi internal dan eksternal

Setelah melakukan perencanaan kerangka kerja, maka dilakukan penerapan proses manajemen risiko. Dalam penerapan manajemen risiko, perlu dilakukan monitoring dan review terhadap kerangka kerja manajemen risiko.

Setelah itu, kerangka kerja manajemen risiko perlu diperbaiki secara berkelanjutan untuk memfasilitasi perubahan yang terjadi pada konteks internal dan eksternal organisasi.Proses-proses tersebut kemudian berulang kembali untuk memastikan adanya kerangka kerja manajemen risiko yang mengalami perbaikan berkesinambungan dan dapat menghasilkan penerapan manajemen risiko yang andal.

Proses

Proses manajemen risiko merupakan kegiatan kritikal dalam manajemen risiko, karena merupakan penerapan daripada prinsip dan kerangka kerja yang telah dibangun.

Panduan dari proses manajemen risiko terdiri dari tiga proses besar, yaitu :

1. Penetapan konteks (establishing the context)

Penetapan konteks bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengungkapkan sasaran organisasi, lingkungan dimana sasaran hendak dicapai, stakeholders yang berkepentingan, dan keberagaman kriteria risiko, dimana hal-hal ini akan membantu mengungkapkan dan menilai sifat dan kompleksitas dari risiko.

Terdapat empat konteks yang perlu ditentukan dalam penetapan konteks, yaitu :

konteks internal

Konteks internal memperhatikan sisi internal organisasi yaitu struktur organisasi, kultur dalam organisasi, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.

konteks eksternal

Konteks eksternal mendefinisikan sisi eksternal organisasi yaitu pesaing, otoritas, perkembangan teknologi, dan hal lain yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.

konteks manajemen risiko

Konteks manajemen risiko memperhatikan bagaimana manajemen risiko diberlakukan dan bagaimana hal tersebut akan diterapkan di masa yang akan datang.

kriteria risiko

Dalam pembentukan manajemen risiko, organisasi perlu mendefinisikan  parameter yang disepakati bersama untuk digunakan sebagai kriteria risiko.

2. Penilaian risiko (risk assessment)

Penilaian risiko terdiri dari:

• Identifikasi risiko: mengidentifikasi risiko apa saja yang dapat mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.
• Analisis risiko: menganalisis kemungkinan dan dampak dari risiko yang telah diidentifikasi.
• Evaluasi risiko: membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan bagaimana penanganan risiko yang akan diterapkan.

3. Penanganan risiko (risk treatment)

Dalam menghadapi risiko terdapat empat penanganan yang dapat dilakukan oleh organisasi:

• Menghindari risiko (risk avoidance)
• Mitigasi risiko (risk reduction), dapat dilakukan dengan mengurangi kemungkinan atau dampak
• Transfer risiko kepada pihak ketiga (risk sharing)
• Menerima risiko (risk acceptance)

Ketiga proses besar tersebut didampingi oleh dua proses yaitu:

Komunikasi dan konsultasi

Komunikasi dan konsultasi merupakan hal yang penting mengingat prinsip manajemen risiko yang kesembilan menuntut manajemen risiko yang transparan dan inklusif. Dimana manajemen risiko harus dilakukan oleh seluruh bagian organisasi dan memperhitungkan kepentingan dari seluruh stakeholders organisasi. Adanya komunikasi dan konsultasi diharapkan dapat menciptakan dukungan yang memadai pada kegiatan manajemen risiko dan membuat kegiatan manajemen risiko menjadi tepat sasaran.

 Monitoring dan review

Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi manajemen risiko telah berjalan sesuai dengan perencanaan yang dilakukan. Hasil monitoring dan review juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan terhadap proses manajemen risiko.

 Perbandingan Standar ISO 31000 terbaru dengan versi lama

 ISO melakukan revisi ini sebagai bagian dari proses peninjauan sistematis yang diterapkan pada semua standar yang diterbitkannya. Perbedaan versi terbaru (2018) dengan versi sebelumnya (2009) secara umum, isi dari standar ISO 31000:2018 menyederhanakan isi dari versi sebelumnya, berikut perbandingannya :

Nama dan Jumlah Halaman

Terdapat perubahan nama “principles and guidelines” menjadi hanya “guidelines”, serta dari berkurangnya jumlah halaman yang sebelumnya 24 menjadi 16 halaman.

Perubahan Diagram

Diagram yang menggambarkan hubungan prinsip, kerangka kerja, dan proses manajemen proses pun berubah. Pada versi 2009, prinsip, kerangka kerja, dan proses digambarkan sebagai rangkaian unsur yang berurutan. Sedangkan pada versi 2018 ketiga bagian ini digambarkan sebagai sistem terbuka yang saling berkaitan.

Prinsip manajemen risiko

Perubahan jumlah prinsip manajemen risiko dari 11 prinsip pada versi 2009 menjadi 1 tujuan (purpose) dan 8 prinsip pada versi 2018. Satu prinsip, yaitu “penciptaan dan pelindungan nilai”, diubah menjadi tujuan manajemen risiko. Dua prinsip, yaitu “bagian pengambilan keputusan” dan “secara eksplisit menangani ketidakpastian”, dihapus. Delapan prinsip lain disederhanakan pernyataannya menjadi (1) terintegrasi, (2) terstruktur dan komprehensif, (3) disesuaikan, (4) inklusif, (5) dinamis, (6) informasi terbaik yang tersedia, (7) faktor manusia dan budaya, serta (8) peningkatan sinambung.

Kerangka manajemen risiko

Adanya perubahan kerangka manajemen risiko dari 5 komponen pada versi 2009 menjadi 6 komponen pada versi 2018. Komponen “mandat dan komitmen” diubah menjadi “kepemimpinan dan komitmen” dan dipindahkan letaknya menjadi di pusat komponen lainnya. Komponen “integrasi” ditambahkan sebagai komponen yang mengawali komponen lain. Empat komponen lain disederhanakan pernyataannya menjadi (1) perancangan, (2) implementasi, (3) evaluasi, dan (4) perbaikan.

Proses manajemen risiko

Proses manajemen risiko relatif tidak berubah.

Proses “penetapan konteks” diubah namanya menjadi “lingkup, konteks, dan kriteria”.

Proses “pencatatan dan pelaporan” dicantumkan secara eksplisit di dalam diagram setelah sebelumnya hanya ada pada bagian teks pada versi 2009.